Če pišete poslovno pismo na določeno osebo, ki predstavlja organizacijo, začnite sporočilo z zdravljenjem. V poslovno korespondenco, je primerno uporabiti besedo "spoštovanja". Če zavijete v pismu število ljudi ali imen predstavnikov okolici ne veste, uporaba pisma "Spoštovani" ali "Spoštovani" (če jezikov sporočilo - v angleščini).
Po zdravljenju ne gredo neposredno na vprašanje, ki ga bo treba rešiti s črko. Prvič, napišite nekaj stavkov, ki kažejo svoj odnos do organizacije destinacijo. Lahko uporabite standardne stavke, kot so: "Naša družba izraža svoje spoštovanje in želi blaginjo v vašem podjetju."
Če je organizacija, v kateri ste napisali, ali njegovi predstavniki v nedavni preteklosti, če storitve vaše podjetje dobavlja blago ali prispevali v kakršnem koli postopku, se prepričajte, da se jim zahvalil za to na začetku pisma. Lahko napišete: "Izražamo našo zahvalo, da vam za ...", "zahvaljuje ...". V tem delu samo en predlog, še posebej, če želite, da omenjam posebnih zaposlenih v organizaciji, izvajalca, pisanje ločenega zahvalno pismo.
Šele potem, ko vse najboljše želje za prejemnika in njegovih predstavnikov, pojdite na srce zadeve. V ta kos pisanje je primerna za uporabo "S tem vas obveščamo, ..." "Prosim, upoštevajte, ...". Tudi če je vprašanje, ki ga je povzročil pisanje pisma, neprijeten ali povzroča konflikt med organizacije, ki sledijo v pismu vsa pravila vljudnosti, biti obziren.